处理房屋租赁合同纠纷时，合同审查与证据准备相辅相成。完整证据清单需要围绕“合同是否成立与生效、合同履行是否符合约定、违约方是谁及损失的大小”三条主线展开，核心框架涵盖五个方面：一、主体资格与房屋权属证据；二、租赁合同及补充协议文本；三、租金、押金与各类费用的收付凭证；四、房屋交付、使用与维修维护记录；五、解除通知、催告函及协商沟通记录。下文逐一拆解。
一、主体资格证明：厘清“谁与谁签约、谁有权出租”
审查合同时，首先要固定双方身份。若出租人并非产权人，应审查其是否取得产权人授权或同意转租的书面材料；若承租人为公司，需核对营业执照与签约代表授权文件。为应对“房屋租赁合同纠纷”的立案与庭审需要，当事人身份证明应从证据源头上补齐。
- 出租方材料：不动产权证书（或购房合同）、身份证照；委托他人签约的需提供授权委托书；转租场景下需提供原出租人书面同意文件。
- 承租方材料：自然人身份证件，企业应准备营业执照、法定代表人身份证明；经手签约人员需有授权或追认证据。
- 房屋关联信息：门牌地址、楼栋楼层、建筑面积等，应以权属证书与实测记录为准，并保留房屋现状照片或视频。
《中华人民共和国民法典》第七百零三条、第七百一十五条分别规定租赁合同定义与承租人经出租人同意装饰装修的处理规则，签约主体权限与房屋权属状态直接影响合同效力与后续责任划分。
二、租赁合同文本：审查条款要点的第一手依据
合同正本与所有补充协议、变更协议是证据清单的基石。在合同审查中，重点核查以下条款是否明确，并保留与条款对应的履约证据：
- 租期与租金：起止日、租金数额、支付周期、递增约定；逾期支付的宽限期与违约金比例；
- 押金条款：押金金额、用途、返还条件与抵扣规则；
- 维修责任：房屋及设施自然损耗由谁维修，维修期间租金是否减免；
- 使用限制：能否转租、能否用于特定经营、装修需否事先同意；
- 解除权：提前解约的条件、通知期限与违约责任。
三、履行与付款凭证：证明合同被实际执行的状态
“是否有证据证明每一笔款项”是房屋租赁合同纠纷中高频争议点。完整的履行证据能直观反映双方履约轨迹：
- 出租人出具的押金收条及返还押金的支付记录；
- 水电费、燃气费、物业费、网络费等结算凭证，可侧面印证实际占有使用期间；
- 发票与纳税凭证：单位租赁场景下，租金发票也是履行行为的有效证明。
操作建议：按照月份顺序将付款记录整理成对照表，每笔凭证标注对应租期，以便审查合同履行情况时指出“欠付租金”或“逾期付款”的事实是否真实存在。
四、房屋交付、使用状况与维修记录：锁定房屋状态争议
墙壁渗水、设施损坏、提前退租时的房屋恢复原状费用是常见矛盾点。建议系统保留：
- 交房与退房记录：房屋交接单、钥匙签收记录、双方签字的退房确认书；
- 照片与视频：入住时的房屋全貌与细节影像，带有日期水印更佳；退房时再次拍摄，形成对比；
- 维修往来：报修通知、维修人员上门记录、维修费用票据，以及催告出租人履行维修义务的即时通讯工具或函件；
- 第三人参与证明：物业人员、邻居或中介在交接现场作证，必要时形成证人证言或即时通讯工具聊天佐证。
根据《民法典》第七百一十二条、第七百一十三条，出租人负有维修义务；若出租人不履行，承租人可以自行维修并要求出租人负担费用。因此维修过程证据既反映房屋状况，又决定费用承担。
最高人民法院的相关裁判观点亦体现：租赁合同解除后至房屋实际返还前，承租人仍占有使用房屋的，出租人主张参照合同约定租金标准支付占有使用费的，法院通常予以支持。此时“实际交还钥匙”的时间和凭证便极为关键。
五、解除与协商过程证据：捕捉争议升级的完整链条
对方是否构成根本违约、是否在合理期限内催告、合同解除通知是否有效送达等，都需要妥善固定以下证据：
- 催缴租金通知函、纠正违约行为的限期整改函（建议使用EMS邮寄并保留面单与查询记录，或使用电子送达留存记录）；
- 解除合同通知书；
- 房屋清退过程的公证或居委会、民警参与见证的记录；
- 如涉及承租人装修投入、搬迁损失，应保留装修合同、报价单、工程款支付凭证及搬迁费用票据。
六、常见问题解答
问：只有即时通讯工具聊天记录，没有签租赁合同，能起诉吗？
问：出租人留置承租人屋内物品拒不返还怎么办？
留置行为的合法性有严格边界，通常需基于合同约定或双方合意。建议先发书面催告函固定对方拒绝返还的事实，再视情况通过诉讼主张返还财产，避免因私自取回财物引发冲突。
七、给当事人的实用建议
证据准备的“完整”不等于材料越多越好，而在于每一合同审查要点都能对应一项履约事实。签合同前先核验权属与授权；履行过程中按月整理付款凭证，定期拍摄房屋使用影像；出现纠纷苗头时书面函告，保留送达凭据。若争议进入诉讼程序，建议携带现有材料当面咨询专业律师，由律师根据诉讼请求反向梳补证据，避免因逾期举证或证据瑕疵影响结果。